会議を効率化して、生産性を高めよう！ミーティングガイドラインをご紹介します
仕事の中でミーティングって欠かせないですよね。多くの参加者に時間を使ってもらい、仕事の中で大きな割合を占めるからこそ、効果的・効率的にミーティングを行い、仕事の生産性を高めたいと思われる方も多いのではないでしょうか。
primeNumberではミーティングのガイドラインを設定しています。primeNumberのかかげるバリュー（8 Elements）の一つに「対話を力に」というものがあり、私たちは直接の対話やミーティングの機会をとても大事にしています。だからこそ、そのミーティングを皆でより良いものにしていくために、ガイドラインがあることは重要です。
ここからは、実際のミーティングガイドラインをご紹介します。仕事の生産性を上げたい方や、これから同様のガイドラインを設定したい方のご参考になれれば幸いです！また、ガイドラインを通じてprimeNumberのカルチャーを少しでもお伝えできれば嬉しいです。
primeNumberのミーティングガイドライン
はじめに
ミーティングを効率的に実施し、より「対話を力に」するためのガイドラインです。
主にミーティングを主催する方やファシリテーションをする方に向けて、良いミーティングを行うための項目をまとめたものです。
各項目の重要度は、以下の3段階で定義しています。
[MUST] できるだけ守っていきたい項目
[SHOULD] 時と場合によっては無くてもいいけど、基本的には守るとよい項目
[MAY] あってもよい、optionalな項目
ミーティングの定義
以下のミーティングは本ドキュメントの適用対象外です。
社外関係者 (顧客、取引先など) を交えたもの
先方との関係性の中で各々が判断してください
マネジメント・評価に関するもの (1 on 1 や評価面談など)
ミーティングの準備や非同期で議論するよりも、すぐに集まって話した方が効率の良い場合
短時間のオンラインmtgやオフィス内で気軽に議論することはむしろ推奨です
ミーティング前
[MUST] 「とりあえず集まって話す」という考え方を見直しましょう
コンテキストスイッチ・作業の中断は想像以上に生産性を下げてしまっています
本当に必要な人だけでミーティングを開催しましょう
自分が参加する意味が無いかもしれないと感じたら、主催者が自分に期待していることを聞きましょう
必須参加者でなくても、何らかの目的を持って参加するのであれば参加する価値はあります
集まって議論する必要がなければ非同期の手段に切り替えましょう
ドキュメント読み上げるだけ、情報共有だけなら非同期・各自確認で十分です
例えば、Slackのスレッドや、ドキュメントにコメントする形で議論しましょう
必要性が生じてから同期的なミーティングに切り替えても遅くはありません
集まって議論する場合であっても、事前にドキュメントを共有してコメントをもらっておくのは有効です
[MUST] ミーティングのゴールとアジェンダを設定し、事前に参加者に共有しましょう
ミーティングにおいて、ミーティング本体以上に準備が重要です
準備されてないミーティングは井戸端会議みたいなもの、と考えるとイメージしやすいかもしれません
アジェンダには各議題・トピックにかける予定の時間、バッファの時間、などの情報が含まれているとベターです
どう準備したら分からない場合は、OARR などのフレームワークを使ってみましょう
参加者としてアジェンダのないミーティングに招待されたら、主催者にアジェンダを確認しましょう
[SHOULD]「とりあえず1時間」という考え方を見直しましょう
皆さんの時間は貴重です。効率よく会議ができるように心がけましょう
パーキンソンの第一法則 の通り、ミーティングも開催時間いっぱいまで膨張します
ドキュメントをベースに話すのであれば、議論したいポイントを抜粋しておく/事前に読んでもらう/各自黙読する時間をアジェンダに含める、など工夫をしましょう
必要最低限の時間でミーティングを開催しましょう
アジェンダを決めれば自ずと必要な時間も定まるはずです
[SHOULD] ホワイトボード、あるいはホワイトボードに準ずるものがある環境を用意しましょう
言葉で10分かけて話しても伝わらないことが、図を描けば一瞬で伝わることがあります
一方で「図を描く」という発想は図を描ける環境が無いと出にくいため、手の届くところにホワイトボード的なものがあることが望ましいです
ミーティングに限らず、普段のコミュニケーションにも当てはまります
オフラインであれば会議室を使う、移動式ホワイトボードを持っていくなどしましょう
オンラインであれば Miro などのオンラインホワイトボードツールを使いましょう
[SHOULD]ミーティング後に5分間は休憩・移動時間を確保できるようにしましょう (社外とのミーティングも含む)
次の会議との間に休憩できたり、テレカンルームを後続で使う人の準備時間のためです
ギリギリの時間まで続けた場合、次のミーティングへの参加が遅れ、ミーティング自体の開始が遅れる可能性があります
具体的には30分、60分のミーティングはそれぞれ25分、55分で設定しましょう
ミーティング中
[SHOULD] ミーティングの初めにチェックイン(アイスブレイク)をしましょう
全員が最初に喋ることで、参加意識や一体感の高まり、場の空気が良くなったりします
参加者全員に何か一言ずつ喋ってもらいましょう
今の気分とか、ランチに食べたものとか、最近ハマってることなど長くなりすぎないネタなら何でもOKです
[MUST] 議事録を作成しましょう
議事録は議論内容や決定事項について、認識合わせをするためのツールでもあります
リアルタイムで参加者が見れる形で議事録を書きながら議論するのも時には良いでしょう
議論 → 認識合わせのフィードバックが速くなる一方、書くスピードに議論のスピードが制限されてしまう可能性もあるので、議題に応じて選択しましょう
議事録担当を誰かにお願いする、ローテーションするのも良いと思います
[MUST] 終了時間を意識しましょう
万が一延長してしまう場合であっても、「あと10分」など時間を区切りましょう
タイムキーパーを誰かにお願いするのも効果的です
明らかに議題が残りすぎている、区切った時間が経過しても決着がついていないのであれば、別の時間を取ってミーティングを仕切り直したり、議論方法を非同期にしましょう
参加者が減った状態で、重要な議題について話すよりも、別の方法を探りましょう
[SHOULD] NextAction を設定する際は「担当者」と「期限」を明確にしましょう
「担当者」と「期限」が宙に浮いているものは実施されなくなる確率が高まります
NextAction が実施されてない場合に 「誰に」「いつ」リマインドすればいいか明確になります
[MAY] 話すときはカメラをONにしましょう
対面と同じようになので当たり前ですが、話し手の表情が見えていたほうが、どういうニュアンスで話しているかわかりやすいです
ネットワーク帯域との兼ね合いでもあるので必須ではありません
ミーティング後
[MUST] 議事録を共有しましょう
議事録は議論内容や決定事項について、認識合わせをするためのツールでもあります (再掲)
ミーティングのオーナーは責任を持って議事録を共有しましょう
内容を隠す必要がなければ、できるだけ誰でも見れるようにしましょう
参加はしてないけど何が話されたか気になる、知っておくべきミーティングも多いです
また、他人の議事録の取り方ひとつ取っても学びの源泉となり得ます
[MAY] ミーティングからの帰り道は議論チャンス
忙しい人を比較的捕まえやすいかつ、舌が温まってるタイミングでもあります。話しかけてみましょう
参考資料
このガイドラインを作成するにあたって参考にしたドキュメントです。
※こちらは2024/04版のミーティングガイドラインです。今後もガイドラインは適宜アップデートしていく予定です
ガイドライン策定の流れ
以上がprimeNumberのミーティングガイドラインになります！ガイドラインを指針にしつつ、さらにより良いガイドラインはないかも探りながら、生産性を高めるために頑張っています。
また、このガイドラインはエンジニアのメンバーが作成したものを、社内で公式化して使っているものになります。どのような流れで作成・公式化に至ったのかは、下記をご覧ください。
これからもガイドラインを磨きつつミーティングを行い、仕事の生産性を高めることで、お客さまにもより大きな価値を返せればと思っています！
また、私たちと一緒に「対話を力に」しながらビジネスをしていきたいという方からの応募もお待ちしております。