大勢の人をスピード感持って巻き込むコツは「対話」～経理メンバーによるワークフローシステム刷新プロジェクト事例～
primeNumberでは以前よりワークフローシステムを導入していたのですが、このたびシステムの刷新プロジェクトを行いました。ワークフローシステムとは、各種申請や稟議などを行うためのシステムのことです。申請や稟議をスムーズに実施できるかどうかは、ワークフローシステムが大きく影響しています。また、スタートアップにとってはIPOを見据えた内部統制という観点からも、ワークフローシステムで各稟議とその承認者を管理しておくことは非常に重要です。
ワークフローは全社員が利用するため影響範囲が大きく、今回のプロジェクトも経営陣含めた多くのステークホルダーを巻き込んだものでしたが、primeNumberではこのプロジェクトを2カ月で終えました。本記事ではそのプロジェクトを推進した経理メンバーの佐野のインタビューを通じて、primeNumberでどのようにプロジェクトが進んでいくか、経理の仕事はどんな内容かをご紹介できればと思います！
経営陣含めた多くのステークホルダーを巻き込みながらプロジェクトを推進
――今回どういうきっかけで、ワークフローシステムを変更することになったんですか？
端的にいうと、それまで使っていたシステムがやや使いづらかったからです。システムを使う他部署の方からも「操作が難しい」といった声をもらっていたため、プロジェクトがスタートすることになりました。個人としては、システムのユーザーは全社員に及ぶので、「みんなが楽になれば嬉しいな」という思いもありました。
――どういった流れでプロジェクトを進めていったんでしょうか
経理メンバーが「変更したいよね」という話をした所から始まったのですが、CEOの田邊さんや取締役も含め、大勢の人を巻き込む形で進めていきました。
やったことは主に二つで、一つ目はシステム自体の変更です。まずどのシステムを導入すべきか検討するために、既に使っているシステムも含めて、必要な項目を洗い出して比較表を作成しました。たとえばprimeNumberではSlackをコミュニケーションツールとして利用しているので、Slack連携ができるかどうかは重要なポイントです。そうして比較した結果、バクラク（https://bakuraku.jp/lp/general_v2/）を新たに導入することにしました。最終的な決め手となったのは、UI（ユーザーインターフェース）が良く、申請者がわざわざマニュアルをみなくても操作できる所です。家電もマニュアルとか見ないで操作したいじゃないですか。それと同じです笑 また、予実統制もできることもポイントでした。これまでは予算や実績を経営企画のメンバーが手入力で管理し、予算を超えるとアラートを出すといった形だったのですが、今後はバクラクの購買申請の機能を使うことでこの流れを自動化、見える化したいと思っています。
こうしたシステムの変更はコーポレート本部のコーポレートエンジニアチームと一緒に進めました。比較表の作成は一緒に取り組み、システムの細かな設定はメインでお任せしています。また、バクラク導入に必要な予算もコーポレート本部に確保をお願いしていました。一年ほど前からどうしてシステム変更が必要かを説明した上で予算の確保をお願いしていたので、乗り換えもスムーズに進められました。
もう一つの取り組みは、決裁権限および承認経路の変更です。メンバーはワークフローシステムを使って稟議申請をあげていくわけですが、その申請の経路が最適化されていなかったんです。必要以上に承認者が多く、申請から承認までの時間が3,4日かかってしまうこともありました。これはシステムを変更しても解消できる問題ではないので、CEOの田邊さんや取締役といった経営陣とも相談しながら、決裁権限および承認経路を変更していきました。決裁権限の変更は社内規定にも関わるため、役員会議で承認を得る必要があります。そのため、経営戦略会議や役員会議でも「なぜこうした取り組みを行う必要があるのか、どのような成果が得られるのか」を説明しています。
また、承認経路は多岐に渡るため一度に全てを対応することは難しいと考えました。承認経路を洗い出し、まずは利用される回数が多いものから対応したことで、より効果的な取り組みにできたのではないかと思います。
プロジェクトの目的すり合わせが成功の鍵
――プロジェクトはどういったスケジュールで進んでいったのでしょうか？
決裁権限および承認経路の変更は2024年4月の1カ月間、システムの変更は4月から6月の2カ月で実施しました。
――経営陣を含め、他部署の人を巻き込んでのプロジェクトをこれほどのスピードで進めるのは大変ではなかったですか？
たしかに経営陣と対話しながら承認経路を変更していくのは一番重かったところですが、ここを変えずにシステムだけを変更しても、うまくいかないと思ったんです。便利な道具を入れるだけじゃだめで、その使い方が重要というか。
それに、こうした取り組みに皆が賛成してくれるのかは不安なところもありましたが、いざ始めてみるとあまりハードルには感じませんでした。「なぜこのプロジェクトをやらなければいけないか」をすり合わせる所から始めたおかげで、経営陣から後押しもしてもらえたので進めやすさも感じていました。そのおかげか、現場のメンバーからの反対意見も特段ありませんでした。メンバーの取り組みに対しても「それいいね、やろうよ」って言ってもらえるのはprimeNumberのいい所だなと思います。今ある課題を解決して楽にしようというプロジェクトは他にもありますし、エンジニアチックで僕は好きです。
承認回数を全体で約3割削減し、承認者の手間削減に成功。メンバーからも喜びの声が
――システムを刷新した結果、どういった成果が得られましたか？
バクラクを導入した結果、「添付したPDFが見やすい」「コメントにファイルが添付できてうれしい」「操作が分かりやすい」といったフィードバックをメンバーからもらっています。承認までにかかる時間も短縮できました。また、決裁権限および承認経路を変更したことで、承認回数を全体で約3割削減し、承認者の手間を削減しています。
――最後に一言あればどうぞ
申請のフォームが最適化されていない部分もたくさんあるなと思っており、今後も申請者の声を拾いながら改善を続けていければと思っています。また、コーポレート本部の方にはプロダクトのプライシング改訂や新プロダクトの提供開始で忙しい時期に、システム変更に対応いただきました。今後はもっと余裕をもってプロジェクトを進められればと思っていますが、コーポレート本部の方には感謝を伝えたいです。
改めて振り返ってみると、佐野が非常に多くの人を巻き込み、お互いの希望をすり合わせながらプロジェクトを推進したことが成功の大きな鍵を握っていたことが分かります。primeNumberのバリュー「対話を力に」を体現したプロジェクトだったのではないでしょうか。
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